Politique des fournisseurs

 

1. Objectifs de la politique des fournisseurs

Cette politique établit les normes et les attentes mondiales en ce qui concerne notre comportement et celui de nos fournisseurs. La politique comprend un ensemble de lignes directrices couvrant les éléments suivants

  • Le rôle de l'approvisionnement au sein de Teleperformance
  • Les valeurs et principes fondamentaux de Teleperformance ;
  • Les attentes entre Teleperformance et nos fournisseurs ;

et

  • Les attentes de notre personnel de l'approvisionnement.

La politique a été rédigée pour s'assurer que la façon dont l'approvisionnement est effectué est transparente et comprise par tous les intervenants clés. La politique définit une série d'attentes concernant la façon dont les relations seront menées entre Teleperformance et nos fournisseurs. Ces pratiques nous alignent également sur les attentes de nos clients, la responsabilité sociale et reflètent les philosophies d'exploitation et les valeurs fondamentales de Teleperformance et établissent un soutien indéfectible de l'intégrité dans toutes les activités d'approvisionnement.

Travailler et agir de manière éthique dans toutes les facettes de nos activités sont nos principales priorités chez Teleperformance et maintenir les normes élevées d'honnêteté, d'intégrité et de sécurité que nos collègues, actionnaires, clients, fournisseurs et visiteurs attendent tous de Teleperformance exige l'engagement constant de chaque employé.

Teleperformance s'attend à ce que les employés et les fournisseurs comprennent la "Politique Fournisseur" et fonctionnent selon les directives contenues dans ce document qui est un prolongement naturel de notre Code d'éthique et de nos politiques de lutte contre la corruption.

2. Teleperformance Procurement

Teleperformance Procurement est une organisation de la chaîne d'approvisionnement qui fournit de la valeur en s'approvisionnant stratégiquement en biens et services et en assurant la livraison aux opérations de Teleperformance en appliquant des processus d'approvisionnement uniformes et fiables. L'approvisionnement soutient et promeut les objectifs de Teleperformance en matière de santé et de sécurité et interagit avec les fournisseurs sur les principes de base du respect et de l'intégrité.

Teleperformance Procurement est le principal opérateur de la chaîne logistique entrante pour toutes les opérations de Teleperformance. Nous sommes responsables de nous assurer que le bon bien ou service est livré au bon endroit, au bon moment, au bon moment, à des prix équitables sur le marché. Avec l'appui du comité exécutif de Teleperformance, les responsabilités et les objectifs de la fonction Achats sont :

  • Veiller à ce que tous les engagements relatifs aux biens et aux services ne soient pris que par le personnel approprié au moyen de systèmes et de processus autorisés et gérés.
  • Intégrer les besoins opérationnels, les spécifications et les critères d'évaluation, tels que fournis par chaque demandeur.
  • Assurer la conformité et la concurrence tout en tirant parti des synergies du groupe.
  • Maintenir un canal de communication central pour les fournisseurs souhaitant fournir des produits ou services à Teleperformance.

3. Mission des Achats

La mission des Achats est d'améliorer la position financière et concurrentielle de Teleperformance. L'objectif de cette politique est de décrire les normes et les processus d'approvisionnement de Teleperformance, de s'assurer que les méthodes d'approvisionnement sont transparentes et qu'elles sont comprises par tous les intervenants et fournisseurs. Ce document établit les attentes entre Teleperformance et les fournisseurs sur la façon dont les affaires seront conduites.

4. Opérations d'approvisionnement

Afin d'accroître l'efficience et l'efficacité du processus de la chaîne d'approvisionnement d'arrivée, le service des achats coordonnera les initiatives suivantes :

4.1 Gouvernance

Nous nous assurerons que :

  • Tous les engagements relatifs aux biens et services ne sont pris qu'au moyen de systèmes et de processus autorisés et conformément aux niveaux d'autorité établis.
  • Notre engagement de fonds est autorisé et comptabilisé d'une manière conforme aux pratiques commerciales et aux autorisations financières appropriées.
  • Les fournisseurs ne seront pas engagés avant que la forme appropriée de l'entente commerciale ne soit autorisée.

4.2 Source

Nous nous engageons à :

  • Élaborer des stratégies d'approvisionnement appropriées aux biens ou services requis.
  • Coordonner avec les utilisateurs finaux en ce qui concerne les fournisseurs potentiels et négocier des contrats d'approvisionnement lorsqu'il n'existe pas d'arrangement en matière d'approvisionnement ;
  • Utiliser les processus clés, y compris :

-          Comprendre les besoins et les résultats souhaités des utilisateurs finaux ;

-          Mener le processus d'approvisionnement en biens et services en utilisant les spécifications et les critères d'évaluation de l'utilisateur final, y compris les fournisseurs locaux et les facteurs liés à la santé, à la sécurité et à l'environnement.

-          Élaborer des stratégies d'approvisionnement pour tous les projets d'immobilisations et d'exploitation ;

-          Utiliser des demandes de prix (RFQ), des demandes de propositions (RFP), des demandes d'information (RFI) ou des outils d'approvisionnement électronique, selon le cas ;

-          fournir aux fournisseurs potentiels des conditions contractuelles standard ; et 

-          Gestion de l'interface commerciale, y compris la gestion, la mise en œuvre et l'administration du contrat.

4.3. Acheter

Nous nous engageons à :

  • Veiller à ce que les articles les plus fréquemment commandés soient maintenus à un niveau de stock adéquat ;
  • Générez des bons de commande et suivez la livraison des produits si un article est en stock ;
  • Source de l'article et suivre la livraison du produit si un article n'est pas dans l'inventaire ;
  • Gérer les achats à faible valeur monétaire au moyen d'autres processus et procédures ; et
  • Tenir à jour toutes les données nécessaires pour appuyer les activités d'approvisionnement, y compris les renseignements sur les fournisseurs, les prix et les catalogues.

4.4. Délivrer

Nous nous engageons à:

  • Coordonner avec les utilisateurs finaux l'élaboration de stratégies de gestion des stocks et des biens ;
  • Assurer la livraison rapide et précise de tous les biens et services.

4.5. Procédures de contrôle

Nous nous engageons à:

  • Mesurer et rendre compte de la performance via les activités de Sourcing, Achat, et Livraison ; et
  • Coordonner avec la Vérification interne l'élaboration et la mise en œuvre de processus de contrôle appropriés.

5. Faire affaire avec nos fournisseurs

Teleperformance s'attend à participer à un marché équitable et compétitif et à fournir un processus d'évaluation et de sélection équitable qui s'applique de manière cohérente à tous les fournisseurs potentiels.

5.1. Répondre aux appels d'offres

  • La sécurité et la qualité des biens et services fournis sont essentielles à Teleperformance ; par conséquent, la pré-qualification des fournisseurs peut être effectuée avant que les fournisseurs ne soient acceptés dans un processus d'approvisionnement.
  • Nous invitons généralement les fournisseurs susceptibles de répondre à nos besoins commerciaux.
  • Les fournisseurs potentiels peuvent être invités à participer en utilisant l'un des processus suivants ou une combinaison de ces processus :

-          Appel d'offres en ligne, y compris les enchères inversées ou les offres scellées ; et/ou

-          Négociation directe.

  • Au cours du processus d'approvisionnement, nous nous engageons à protéger la confidentialité des renseignements sur les fournisseurs et à veiller à ce qu'un processus équitable et uniforme soit appliqué à tous les fournisseurs éventuels.
  • L'approvisionnement, avec une coordination appropriée avec les utilisateurs finaux, tiendra compte de nombreux facteurs lors de l'analyse des soumissions des fournisseurs et décidera quelle soumission, s'il y a lieu, sera acceptée.
  • Nous reconnaissons les fournisseurs qui accordent la priorité à la création de valeur et s'engagent dans des processus d'amélioration.

5.2. Conduite des opérations

  • Une fois qu'un fournisseur potentiel s'est vu attribuer l’achat et a conclu un contrat avec Teleperformance, les commandes de biens ou de services seront initiées par l'émission de bons de commande ou d'autres méthodes d'achat approuvées.
  • Les biens ou services ne doivent pas être fournis à Teleperformance sans avoir reçu au préalable un bon de commande valide ou une autre méthode d'achat approuvée.
  • Teleperformance se réserve le droit de refuser le paiement aux fournisseurs à moins qu'une facture valide et complète ne soit fournie avec une référence au bon de commande applicable ou à la méthode d'achat approuvée.
  • On s'attend à ce que les fournisseurs s'assurent que tous les biens et services sont conformes aux spécifications requises et qu'ils seront fournis à temps et aux prix exacts.
  • On s'attend à ce que les fournisseurs soient en mesure de faire des affaires par voie électronique, y compris l'automatisation du processus d'achat-paiement et la transmission des bons de commande et des factures.
  • Les fournisseurs sont tenus de ne pas faire d'annonce publique ni de divulguer des informations sur le contrat de fourniture de biens ou de services à Teleperformance.
  • Les fournisseurs ne peuvent pas utiliser le logo, les marques ou le nom de Teleperformance.

6. Conduite de Teleperformance

Tous les employés de Teleperformance et les sous-traitants travaillant dans les fonctions Sourcing, Achat et Livraison sont tenus d'agir conformément aux politiques et procédures de Teleperformance et à leurs conditions d'emploi.

En plus des valeurs de Teleperformance et du dévouement envers le succès de nos clients, notre personnel d'approvisionnement s'engage à ce qui suit :

Se conformer aux politiques et aux lois de Teleperformance :

  • Le personnel est tenu de se conformer à toutes les politiques de Teleperformance.
  • Le personnel de Teleperformance est tenu de s'assurer que toutes les transactions sont effectuées conformément aux procédures de contrôle interne.
  • Le personnel de Teleperformance est tenu de maintenir un haut niveau d'intégrité dans toutes les relations d'affaires. Ils ne doivent jamais solliciter ou accepter des pots-de-vin, des cadeaux, des divertissements ou toute autre contribution illégale ou tout autre paiement illégal ;

 

-         sont fondés sur l'intention ou l'apparence d'une conduite contraire à l'éthique ou compromettante dans les relations, les actions et les communications.

-         Conflit avec les intérêts légitimes de Teleperformance.

-         Cela peut avoir une influence négative ou sembler avoir une influence sur les décisions relatives à la gestion de l'offre.

- Tout le personnel de Teleperformance doit se conformer à toutes les lois applicables.

- Le personnel est tenu d'agir conformément à toutes les politiques et lois en matière de protection de la vie privée et de protection des données. Cela comprend le traitement de toutes les informations sur les fournisseurs, y compris les prix, les dessins et le savoir-faire, avec la plus stricte confidentialité.

- Teleperformance interdit le partage d'informations commercialement sensibles, y compris les listes de prix, les éléments de prix, les remises, les rabais, les négociations contractuelles, la capacité, la production, les coûts, les stratégies commerciales, la part de marché, les clients ou l'intention de soumissionner avec des concurrents.

- Il est interdit au personnel de participer à des pratiques commerciales restrictives ou à des activités de concurrence déloyale.

- Tout le personnel de Teleperformance a l'obligation de divulguer aux Achats toutes les relations personnelles et familiales avec les fournisseurs actuels ou potentiels.

Pour plus d'informations, veuillez contacter csr@teleperformance.com pour recevoir des informations détaillées sur notre code d'éthique, notre politique de lutte contre la corruption et notre politique de confidentialité des données.

7. Conduite des fournisseurs

Teleperformance adopte une approche disciplinée des aspects économiques, sociaux et environnementaux de ses activités et mène ses activités avec intégrité, honnêteté et équité.

Teleperformance cherche à établir une base de conformité avec les lois, réglementations et normes internationales locales ; et soutient la concurrence libre et loyale, interdit la corruption et cherche à éviter les conflits d'intérêts.

Teleperformance valorise les fournisseurs qui démontrent qu'ils fonctionnent conformément aux normes et aux politiques de Teleperformance ; attend de ses partenaires commerciaux qu'ils maintiennent des normes élevées et est prêt à se retirer des relations commerciales avec les fournisseurs qui ne répondent pas aux normes minimales et qui ne peuvent pas fournir un plan pour corriger rapidement les déficiences.

7.1. Pacte mondial

Conformément au Pacte mondial des Nations Unies*, les fournisseurs de Teleperformance devraient adopter et soutenir les directives suivantes ;

Droits de l'homme

1) Les entreprises doivent soutenir et respecter la protection des droits de l'homme proclamés au niveau international ; et 2) s'assurer qu'elles ne sont pas complices de violations des droits de l'homme.

Travail

3) Les entreprises doivent respecter la liberté d'association et la reconnaissance effective du droit à la négociation collective ;

4) l'élimination de toutes les formes de travail forcé et obligatoire ;

5) l'abolition effective du travail des enfants ;

et

6) l'élimination de la discrimination en matière d'emploi et de profession.

Environnement

7) Les entreprises sont invitées à soutenir une approche de précaution face aux défis environnementaux ;

8) prendre des initiatives pour promouvoir une plus grande responsabilité environnementale ;

et

9) encourager le développement et la diffusion de technologies respectueuses de l'environnement.

Lutte contre la corruption

10) Les entreprises sont invitées à lutter contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots-de-vin.

- L'octroi de cadeaux personnels et de gratifications au personnel de Teleperformance qui pourraient être interprétés comme cherchant à obtenir un traitement de faveur est expressément interdit.

https://www.unglobalcompact.org/take-action/action

7.2. Intégrité de l'entreprise

  • La mesure continue de la conduite acceptable des fournisseurs exige que les fournisseurs fournissant des produits ou des services d'une valeur supérieure à dix (10) millions d'euros par an remplissent et soumettent le Questionnaire de qualification des fournisseurs du Groupe Teleperformance au moins une fois tous les deux (2) ans.
  • Les fournisseurs doivent s'engager à respecter les normes d'éthique les plus élevées lorsqu'ils traitent avec les travailleurs, les fournisseurs, les clients et les autorités gouvernementales et réglementaires.
  • Les fournisseurs appuieront la concurrence loyale avec intégrité et respecteront les lois, les normes et les règlements applicables dans chaque juridiction où ils font des affaires.
  • La rémunération et les avantages sociaux doivent être concurrentiels et conformes aux lois locales applicables, y compris celles relatives au salaire minimum, à la rémunération des heures supplémentaires et aux avantages sociaux prévus par la loi.
  • Les heures de travail, y compris les heures supplémentaires, devraient être conformes aux lois locales applicables régissant les heures de travail.
  • Les fournisseurs doivent s'engager à protéger la confidentialité de toutes les informations Teleperformance, qu'elles soient sous forme électronique, orale, imprimée, écrite ou autre forme tangible ou intangible, ce qui peut inclure, mais sans s'y limiter, des informations financières, des plans d'affaires, des listes de clients ou de clients, des plans de marketing ou de vente, des stratégies de prix ou de fixation des prix, les propositions de clients, les techniques opérationnelles, les méthodes d'exploitation, les plans stratégiques, les découvertes, les idées, les concepts, le savoir-faire, les logiciels, les techniques, les dessins, les spécifications, les dessins, les bleus, les tracés, les diagrammes, les modèles, les échantillons, les ordinogrammes, les données, les programmes informatiques, les disques, les disquettes, les bandes et autres renseignements techniques, juridiques ou commerciaux.
  • Les fournisseurs interdiront le partage ou l'échange de tout prix, coût ou autre information concurrentielle et interdiront toute collusion avec (i) tout fournisseur tiers à l'égard de tout contrat proposé, en attente ou en cours ; et (ii) tout concurrent de Teleperformance.
  • Le fournisseur et le personnel du fournisseur ont l'obligation de divulguer aux Achats toutes les relations personnelles et familiales avec les employés et/ou sous-traitants actuels ou anciens de Teleperformance.

7.3. Conflit d'intérêts

  • Les fournisseurs sont tenus de respecter et de protéger les droits de propriété intellectuelle de Teleperformance. Toute propriété intellectuelle fournie à un fournisseur dans le cadre de la conduite des affaires ne peut être utilisée que pour l'usage auquel elle est destinée.
  • Les fournisseurs sont tenus de conserver et de maintenir la propriété intellectuelle de Teleperformance de manière sûre, sûre et confidentielle et de ne pas la mettre à la disposition de tiers, y compris des sous-traitants, sans le consentement écrit exprès de Teleperformance.
  • Les fournisseurs sont tenus de s'assurer du respect des lois applicables en matière d'importation, d'exportation, des exigences douanières, des réglementations, des règles et des contrôles de la fourniture de biens à Teleperformance.
  • Les fournisseurs sont tenus de s'assurer que la documentation ou les factures fournies à Teleperformance ou à toute autorité compétente sont exactes et véridiques.

8. Teleperformance et interaction avec les fournisseurs

Des fournisseurs innovants, sûrs et efficaces sont essentiels au succès de Teleperformance. Teleperformance s'attend à participer à un marché équitable et compétitif et à fournir un processus d'évaluation et de sélection équitable qui s'applique de manière cohérente à tous les fournisseurs potentiels.

8.1. Sélection des fournisseurs

  • L'approvisionnement invite les fournisseurs qui ont le potentiel de répondre aux besoins de l'entreprise à soumissionner.
  • La qualité des biens et services fournis est essentielle à Teleperformance ; par conséquent, la préqualification des fournisseurs peut être effectuée avant que les fournisseurs ne soient acceptés dans un processus d'approvisionnement.
  • Les fournisseurs potentiels peuvent être invités à participer en utilisant l'un des processus suivants ou une combinaison des processus d'approvisionnement suivants : (i) demande d'information, devis ou proposition traditionnels ; (ii) appel d'offres en ligne, y compris les enchères inversées ou les soumissions scellées ; (iii) négociation directe. Dans l'hypothèse où Teleperformance engagerait des fournisseurs dans l'un des processus d'approvisionnement susmentionnés, Teleperformance se réserve le droit d'attribuer un ou plusieurs prix ou de ne pas attribuer de prix et peut annuler ce processus à tout moment, si cela est dans le meilleur intérêt de Teleperformance.
  • Au cours du processus d'approvisionnement, Teleperformance s'engage à protéger la confidentialité des informations des fournisseurs et à s'assurer qu'un processus équitable et cohérent est appliqué à tous les fournisseurs potentiels.
  • L'approvisionnement, avec une coordination appropriée avec les clients et/ou les utilisateurs finaux, tiendra compte de nombreux facteurs lors de l'analyse des soumissions des fournisseurs et décidera quelle soumission, s'il y a lieu, sera acceptée.
  • Teleperformance s'engage à identifier et à établir des relations d'affaires efficaces et positives avec divers fournisseurs. Cet engagement est appuyé par l'engagement à mettre en œuvre et à maintenir un processus qui favorise la passation de marchés, l'éducation et le mentorat d'une base d'approvisionnement diversifiée.
  • L'approvisionnement reconnaît et recherche des fournisseurs qui travaillent activement sur les opportunités de création de valeur et s'engagent dans des processus d'amélioration.
  • Les fournisseurs ne seront pas engagés avant que la forme appropriée de l'entente commerciale soit autorisée conformément aux procédures d'exploitation de l'approvisionnement.
  • Tous les engagements pour les biens et services doivent être pris par le personnel autorisé de Teleperformance par le biais de systèmes et de processus autorisés par les Achats.
  • Dans le but de maintenir un environnement concurrentiel, toutes les marchandises, catégories et fournisseurs font l'objet de soumissions ponctuelles ou officielles.

8.2. Conduite des affaires :

  • Une fois qu'un fournisseur potentiel s'est vu attribuer l'entreprise et a conclu un contrat avec Teleperformance, les commandes de biens sont des services seront initiées par l'émission de bons de commande.
  • Les biens ou services ne doivent pas être fournis à Teleperformance sans avoir reçu au préalable un bon de commande valide ou une autre méthode d'achat approuvée.
  • Teleperformance se réserve le droit de refuser le paiement aux fournisseurs à moins qu'une facture valide et complète ne soit fournie avec une référence au bon de commande applicable.
  • On s'attend à ce que les fournisseurs s'assurent que tous les biens et services sont conformes aux spécifications requises et qu'ils seront fournis à temps et aux prix exacts.
  • On s'attend à ce que les fournisseurs soient en mesure de mener leurs activités de façon électronique, y compris l'automatisation du processus d'achat-paiement, la transmission des bons de commande et des factures, ainsi que les exigences en matière de rapports continus.
  • Les fournisseurs sont tenus de ne pas faire d'annonce publique ni de divulguer des informations sur le contrat de fourniture de biens ou de services à Teleperformance.
  • Les fournisseurs ne peuvent utiliser le logo, les marques ou le nom de Teleperformance d'aucune manière publique sans autorisation écrite préalable.
  • Les fournisseurs sont tenus de mener leurs activités de manière professionnelle et représentent toujours le meilleur intérêt des objectifs commerciaux de Teleperformance, y compris, mais sans s'y limiter, l'assurance d'un comportement éthique, la réduction des coûts, l'amélioration de la valeur, la réduction des déchets, l'augmentation de l'exploitation et de l'efficacité énergétique.
  • Les fournisseurs doivent disposer d'un personnel compétent et compétent.
  • Les fournisseurs sont tenus de maintenir des systèmes d'assurance qualité appropriés.
  • Les fournisseurs doivent s'assurer de l'actualité et de l'exactitude de toutes les données et informations communiquées à Teleperformance.

Teleperformance se réserve le droit de refuser au personnel du fournisseur l'accès aux systèmes, locaux ou emplacements de Teleperformance. Toute question ou préoccupation concernant le contenu du présent document doit être adressée à : Purchasing@Teleperformance.com.

9. Comité RSE

Il incombe au Comité de la RSE d'élaborer et de diffuser les politiques pertinentes, de répondre aux questions, d'analyser et de mettre fin à toute violation potentielle de ce Code et de donner des instructions pour mettre en œuvre des mesures actives afin de maximiser la conformité.

Le Comité de la RSE peut être contacté par courriel à l'adresse csr@teleperformance.com.

AVERTISSEMENT DE RESPONSABILITÉ

Les politiques et procédures contenues dans le présent document sont un guide ; elles n'ont pas pour but de créer une obligation ou un droit contractuel. Teleperformance se réserve le droit d'interpréter ses politiques et de modifier ses procédures lorsqu'elle le juge approprié, et peut, à sa seule discrétion, modifier, déroger ou supprimer toute disposition du présent document à tout moment, sans préavis.